交通費及び宿泊費の仕訳

出張及び外出時の費用の仕訳

通勤、出張や仕入れの外出時の交通費や宿泊費は旅費交通費として計上します。しかし、現金で支払うのか、SUICA等の交通系ICカードを使うのか。または、回数券を使うのかによって仕訳が違ってきます。

現金で支払いをする場合

外出時に切符等を購入する場合の仕訳

外出する都度、切符を購入し交通機関を利用する場合の仕訳です。

勘定科目	支払先	摘要	金額
旅費交通費	JR東日本	交通費支払い	20,000円

区間及び外出目的は補足説明欄に記入し、証明するものとして利用明細書を添付して下さい。

金額が未定のため一時支出して後で清算する場合の仕訳

出張等では、交通費及び宿泊費が確定していないため想定される金額を仮に支出して、出張から帰ってきた際に清算を行う場合の仕訳です。

現金支出時の仕訳

勘定科目と金額が未定ですので仮の出金ということで、「仮払金」として計上します。

勘定科目	支払先	摘要	金額
仮払金	事業主	出張旅費交通費	30,000円

清算時の仕訳

出張等から帰ってきた場合は、清算を行います。仮払いを受けた金額が余った場合は、返金しますので現金が増えますから別途入金伝票を起票します。なお、仮払金以上に出費が多く立替金がが生じた場合は、不足分の出金伝票を起票します。

金額	借方科目	摘要	貸方科目	金額
22,000円	旅費交通費	交通費　JR東海	仮払金	28,500円
6,500円	旅費交通費	宿泊費　○○ホテル
		ー
28,500円	合計			28,500円

仮払金に剰余金が生じた場合

仮払金が余った場合は出張した社員から返金を受けます。

勘定科目	入金元	摘要	金額
仮払金	○○社員	出張費剰余分	1,500円

仮払金で不足した場合

仮払金は、概算で渡すため不足が生じる場合があります。その場合、清算時に手出し(立替)した社員に不足額を支払います。

勘定科目	支払先	摘要	金額
旅費交通費	宿泊費　○○ホテル	○○社員出張費	5,000円

交通系ICカードを利用する場合の仕訳

最近では、SUICAだけでは無く全国的に交通系ICカードが普及し相互間での利用も出来るようになってきて便利になりました。切符を買う手間も必要無いことから仕事でもICカードを使う頻度が高くなっています。
そのICカードをチャージした時及び利用した時の仕訳について説明いたします。

なお、ICカードにチャージした段階で「旅費交通費」として計上するのは基本的には間違いです。チャージした段階では。まだ交通機関を利用していないため交通費としては確定していません。ICカードを発行している機関に預けているだけです。

交通系ICカードは、交通機関利用の他コンビニ等での購入代金の支払いにも使用できますが、業務用の交通費支払用に限定して利用するカードとした方が望ましいです。もちろん、プライベート用のICカードがある場合は間違わないように使用しないといけません。

ICカードを入手した場合の仕訳

ICカードを購入し、デポジットの他に5,000円をチャージした場合の仕訳は次の通りです。借方勘定の貯蔵品は、「預け金」や「仮払金」で処理する方法も有りますが、「仮払金」などのいわゆる仮勘定は極力使用しない方が好ましく、預け金はデポジットとの分別が曖昧になるので貯蔵品として計上されるのをお勧めいたします。

なお、小額のチャージを極めて短期間に繰り返すので有れば「旅費交通費」でも構いませんが、チャージするたびに「旅費交通費」にしたり「貯蔵品」にしたりと科目に一貫性が無いようにしないてください。また、旅費交通費で計上した場合は、期末に残高が有れば(旅費交通費から貯蔵品への)決算処理が必要になります。

ICカードを初めて購入した場合は、次の2枚の出金伝票を起票します。

SUICAデポジット分

勘定科目	支払先	摘要	金額
預け金	JR東日本	SUICAデポジット	500円

SUICAチャージ分

勘定科目	支払先	摘要	金額
貯蔵品	JR東日本	SUICAチャージ	5,000円

ICカードを利用した場合の仕訳

利用した場合は、都度次の通り仕訳を行います。なお、利用日、区間、目的を記載した交通費利用明細書を添付するか、SUICAの利用歴を印字したものを貼付、または、補足説明欄に詳細を記載して下さい。

金額	借方科目	摘要	貸方科目	金額
266円	旅費交通費	SUICA利用	貯蔵品	266円
		東京-秋葉原往復
		ー
266円	合計			266円

回数券を購入し利用する場合の仕訳

定期券を購入するほど頻繁ではないものの、不定期に赴く訪問先・出張先用に近距離回数券、新幹線回数券を購入した場合の仕訳は交通系ICカードの仕訳と同じですが、総額が枚数で割りきれなかった場合は、1枚当たりの金額を四捨五入して最後の枚数で金額を総額に合うように調整して下さい。

回数券を現金で購入したときの仕訳

現金で回数券を購入した場合の仕訳は次の通りです。なお、貯蔵品ですので回数券管理台帳を作成して入庫及び出庫の記録を残すようにしましょう。

勘定科目	支払先	摘要	金額
貯蔵品	JR東日本	新幹線回数券	60,000円

勘定科目を「仮払金」とする方法も有りますが、仮勘定をなるべく避けるために貯蔵品として計上します。貯蔵品とすることによって期末処理の手間が省かれます。区間・枚数は補足説明欄に記入し裏面に領収書を貼付します。

回数券を使用した場合の仕訳

回数券を利用した場合の仕訳です。近距離回数券、新幹線回数券及び特急回数券、いずれの場合も同じ様に仕様の都度仕訳を行います。

金額	借方科目	摘要	貸方科目	金額
22,000円	旅費交通費	回数券利用	貯蔵品	22,000円
		東京-名古屋往復
		ー
22,000円	合計			22000円